Типові помилки в моделюванні бізнес-процесів та як їх уникнути

Помилка №1: Ідеалізація процесу

Часто процес моделюють у його “ідеальній” версії: без затримок, повернень і ручних втручань. Ці неформальні кроки не потрапляють у схему, бо здаються другорядними, але насправді — саме вони формують реальний сценарій.

У повсякденній роботі з’являються уточнення в месенджерах, термінові задачі чи доопрацювання. Якщо цього немає в моделі, додаткові дії залишаться поза логікою системи та будуть знову виконуватися вручну.

Щоб цього уникнути, важливо зафіксувати процес таким, яким він є насправді — з винятками та альтернативними сценаріями. Інтерв’ю з виконавцями допомагають побачити те, що не відображено в регламентах. Лише після чіткого опису AS-IS варто переходити до проєктування цільової моделі. Інакше автоматизується не реальний процес, а його спрощена версія. 

Помилка №2: Надмірна складність BPMN-діаграм

Ще одна помилка — спроба описати всі деталі процесу в одній схемі. Так з’являються численні розгалуження, події, умови та технічні позначки. Через це складніше знайти оптимальні точки автоматизації та пояснити процес командам.

Надмірна деталізація створює ще одну проблему: бізнес-логіка змішується з технічними нюансами. Якщо в діаграмі присутні обидва ці рівні, її складно використовувати як основу для автоматизації. Система може неправильно інтерпретувати процес або пропустити важливі винятки. 

Кращий підхід — декомпозиція. Процеси варто розбивати на логічні частини. Кожна діаграма має відображати одну бізнес-мету й пояснювати послідовність кроків без зайвих деталей. Технічні аспекти та правила реалізації слід описувати окремо, у вигляді документації для розробників.

Помилка №3: Відсутність зон відповідальності

Часто процеси описують без конкретних власників і виконавців. Через це незрозуміло, хто відповідає за кожен крок, де відбувається передача задач, а де можуть виникати затримки. Для сервісних та операційних компаній це критично: невизначені ролі ведуть до помилок, дублювання задач і втрати даних.

Щоб цього уникнути, ролі потрібно зафіксувати на рівні моделі та чітко відобразити точки передачі відповідальності. Процеси слід узгоджувати з реальною організаційною структурою, щоб діаграми відображали не лише теоретичну логіку, а й реальні бізнес-потоки. Це робить процес прозорим і спрощує контроль.

Помилка №4: Ігнорування нестандартних сценаріїв

У реальній роботі завжди виникають помилки, повернення, нестандартні запити або зміни. Якщо модель не враховує такі сценарії, система може зупинятися на нетипових ситуаціях, пропускати критичні кроки або змушувати команду виконувати роботу вручну поза процесом.

Правильний підхід — моделювати негативні сценарії та фіксувати рішення для кожного винятку. Важливо визначати точки ескалації, де завдання переходить до іншого підрозділу або на вищий рівень управління. Не потрібно деталізувати все до дрібниць, достатньо охопити ключові винятки. Такий підхід дозволяє створити стійку модель, яка відображає не лише ідеальний сценарій, а й реальні ризики.

Помилка №5: Модель не враховує автоматизацію

Іноді процес змодельований ідеально на папері, але його складно реалізувати. У схемі є кроки та рішення, але бракує необхідних даних, тригерів, статусів і правил. В результаті отримуємо діаграму, яка не допомагає прискорити роботу, знизити помилки чи зменшити ручні дії. Такий відрив робить впровадження системи складним і дорогим, бо технічна команда змушена додумувати логіку процесу або постійно коригувати схему.

Тому й важливо узгоджувати модель з логікою CRM, ERP або мобільного застосунку, фіксуючи тригери, статуси та правила обробки даних. Спільна робота аналітиків і технічної команди дає кращий результат: бізнес визначає кроки та винятки, а розробники перевіряють, що можна автоматизувати без втрати гнучкості.

Моделювання бізнес-процесу має починатися з цих питань: яку ціль ви хочете досягти, які дані потрібні для автоматизації та хто буде відповідати за кожен крок. Важливо орієнтуватися на практичну користь — наскільки модель допоможе спростити управління бізнесом і чи стане основою для вдосконалення процесу. 

Якщо ви прагнете оптимізувати операційну діяльність вашої компанії – залишайте контакти у формі. Наш менеджер звʼяжеться з вами та запропонує найкраще рішення для вашого бізнесу.