Використання діаграми BPMN для моделювання бізнес-процесів

Основний принцип роботи діаграми бізнес-процесів 

BPMN (Business Process Model and Notation) – це стандартизоване візуальне представлення процесу, який здійснює компанія для досягнення бажаного результату.

Мета нотації BPMN – забезпечити чітке бачення процесу від початку до кінця. Вона візуалізує шлях реалізації процесу, демонструючи послідовність бізнес-операцій, необхідних для переходу від однієї його точки до іншої.

Принцип роботи BPMN доволі простий – інструмент створює графічну нотацію для визначення необхідного бізнес-процесу. Діаграма має вигляд блок-схеми, у якій чітко розписаний алгоритм побудови та вирішення необхідних задач. 

Таким чином, діаграма бізнес-процесів будується завдяки поєднанню основних частин, таких як:

• мета або результат
• етапи процесу (ключові слова: подія, дія, шлюз, потік)
• залучені відділи або люди
• умови або правила переходу до наступного кроку
• необхідні інструменти (пристрої, інструменти, програмне забезпечення тощо)

Переваги використання BPMN 

Використання BPMN в бізнесі дозволяє не лише моделювати процеси, але й активно впроваджувати зміни, підвищуючи якість управління та загальну ефективність компанії. Серед основних переваг:

Підвищення розуміння бізнес-процесів

Створення графічних діаграм є інтуїтивно зрозумілими та легкими для сприйняття. Це полегшує спілкування між різними відділами та командами, дозволяючи всім учасникам проекту чітко розуміти бізнес-процеси та їх взаємозв'язки.

Зменшення помилок та покращення ефективності

Діаграма дозволяє виявляти та усувати помилки в бізнес-процесах на етапі моделювання. Це допомагає уникнути витрат часу та ресурсів на виправлення проблем на пізніших етапах виконання процесу. А також сприяє високій ефективності та якості виконання завдань. 

Легкість адаптації та внесення змін

Завдяки графічному підходу, BPMN спрощує процес внесення змін у бізнес-процеси. Розуміння діаграм не вимагає глибоких технічних знань, що дозволяє бізнес-аналітикам та менеджерам здійснювати зміни без великого завантаження на ІТ-відділ.

Підтримка прийняття стратегічних рішень

Моделювання бізнес-процесів за допомогою BPMN допомагає управлінцям аналізувати та приймати стратегічні рішення. Вони можуть легше оцінювати вплив змін у бізнес-процесах на різні аспекти компанії та визначити можливості для автоматизації.

Висока взаємодія з учасниками процесу 

Чіткі та графічно зручні діаграми сприяють взаємодії між різними учасниками бізнес-процесів, внесенню пропозицій різних відділів, підвищуючи рівень залученості та підтримки.

Ключові етапи створення та інструменти для побудови BPMN

Моделювання бізнес-процесів включає кілька  основних етапів, що допомагають відобразити, оптимізувати та управляти бізнес-процесами. Розглянемо ці кроки детальніше:

1. Розпишіть усі процеси – вам необхідно розуміти, які потреби закриває кожна з задач
2. Визначте межі бізнес-процесу: початок та кінець. Створюючи діаграму пам'ятайте, які процеси ви хочете побачити та яка кінцева мета
3. Визначте всі внутрішні події бізнес-процесу та дії систем
4. Розподіліть ролі на всіх етапах
5. Установіть правила та умови. Використовуйте інструкції та інші документи, що описують процес чи роботу користувачів, що беруть у ньому участь

Серед популярних інструментів побудови діаграм, можна виділити наступні:

• Draw.io
• Bizagi Process Modeler
• ARIS
• Business Studio
• Camunda 
• Microsoft Visio
• BPM Online

Приклади використання

Ви можете застосувати діаграму для будь-якого процесу у різних галузях бізнесу, де він допомагає підвищити ефективність, оптимізувати процеси та забезпечувати високий рівень контролю над бізнес-операціями. Розглянемо кілька прикладів:

Вдосконалення процесу обслуговування клієнтів

• Відображення процесів: обробка запитів, розгляд скарг, встановлення послуг та вирішення технічних питань
• Результативність: сприяє покращенню якості обслуговування клієнтів та збільшенню ефективності обробки запитів

Оптимізація логістичних процесів

• Відображення процесів: прийняття замовлення, обробку складської логістики, відвантаження та доставку
• Результативність: дозволяє покращити час виконання замовлення, зменшити запаси та покращити управління постачанням

Впровадження процесів для банків

• Відображення процесів: кроки видачі кредиту, що може включати подачу заявки, перевірку кредитної історії, рішення про схвалення та надання кредиту
• Результативність: дозволяє банку оптимізувати та контролювати процес, а також забезпечити відповідність правилам та стандартам

Оптимізація бізнес-процесів для медичної сфери

• Відображення процесів: обслуговування пацієнтів, лікарських записів, координації лікування та взаємодії між медичним персоналом
• Результативність: дозволяє покращити доступність медичної інформації та зменшити час обслуговування

Як висновок, можна сказати, що діаграма бізнес-процесу може допомогти вам зрозуміти, як працює процес, та дозволить виявити прогалини, які призводять до зниження ефективності. Використання BPMN спрощує як обмін інформацією, так і спільну роботу команди. 

Якщо ви міркуєте над покращенням бізнес-процесів вашої компанії – залишайте контакти у формі. Наш менеджер звʼяжеться з вами, проконсультує та запропонує найкраще рішення саме для вашого бізнесу.