Як виміряти ефективність бізнесу до та після автоматизації

Як зафіксувати стан бізнесу до автоматизації

До автоматизації важливо зафіксувати поточний стан процесів — базову точку (baseline). Вона відображає реальну роботу бізнесу до змін і слугує основою для подальшого порівняння результатів.

Для збору даних використовують наявні звіти, історичні дані з систем, логи процесів та інтерв’ю з відповідальними ролями. Найпоширеніші помилки — фрагментарні дані, різні підходи до вимірювання метрик і залежність від суб’єктивних оцінок. Baseline має охоплювати ключові процеси й показники, які компанія планує покращити шляхом автоматизації.

Групи метрик для оцінки результатів автоматизації

Операційні метрики:

• Час виконання процесу — скільки часу проходить від початку завдання до його завершення (cycle time) і від запиту клієнта до отримання результату (lead time);

• Кількість ручних операцій — скільки кроків у процесі виконуються вручну й де можна скоротити рутину та зменшити помилки;

• SLA / час реакції — наскільки швидко виконується процес відповідно до встановлених стандартів обслуговування;

• Пропускна здатність процесів — кількість завдань, які система може обробити за певний проміжок часу.

Фінансові метрики

• Вартість процесу — загальні витрати на виконання процесу або окремої операції, включно з ресурсами, часом і матеріалами;

• OPEX до та після автоматизації — операційні витрати компанії;

• ROI / payback period – співвідношення чистого прибутку від інвестицій до їхніх витрат та період часу, за який ці інвестиції окупаються;

• Втрачені можливості — оцінка потенційних доходів або вигод, які компанія могла отримати, але не отримала через неефективні або ручні процеси.

Якість і помилки

• Кількість помилок — частка завдань, що потребують виправлення або повторного виконання;

• Частота збоїв — показник критичних зупинок, що впливають на безперервність процесу;

• Відхилення від регламентів — кількість порушень встановлених стандартів і процедур виконання процесу;

• Якість даних — показник повноти, актуальності та унікальності інформації.

Людський фактор 

• Навантаження на співробітників — показник обсягу задач, які виконуються одним працівником за певний період;

• Час на рутину vs. час на цінні задачі — показник розподілу робочого часу між повторюваними операціями та завданнями з додатковою цінністю;

• Залежність від ключових ролей — показник ризику, що відображає, наскільки процеси залежать від компетенцій окремих співробітників;

• Швидкість онбордингу — час, необхідний для повного включення нового працівника в процеси компанії.

Клієнтський / партнерський досвід

• Час обробки запитів — тривалість виконання запиту від моменту отримання до закриття;

• CSAT / NPS — показники задоволеності та лояльності клієнтів або партнерів;

• Прозорість процесів — показник доступності інформації про стан запитів, завдань або процесів у системі.

Першу оцінку результатів варто проводити відразу після впровадження, щоб зафіксувати початковий вплив автоматизації, а повторну — через 3-6 місяців, коли процеси стабілізуються. 

Отриманий ефект має охоплювати не лише прямі заощадження, а й непрямі вигоди: зменшення операційних ризиків, масштабованість процесів і можливість швидше реагувати на зміни. У підсумку автоматизація має бути підтверджена цифрами, які відображають довгострокову цінність для бізнесу.

Якщо ви шукаєте ефективне рішення для автоматизації бізнес-процесів — залишайте контакти у формі. Наш менеджер звʼяжеться з вами та запропонує оптимальний варіант від ваші потреби.