Плануєте автоматизувати бізнес-процес, але не знаєте, з чого почати, який процес пріоритетний та скільки коштуватиме реалізація.
Отримали кошториси від різних підрядників у діапазоні від $3,000 до $50,000 і не розумієте, чому така різниця та що насправді входить у кожну пропозицію.
Потрібно обґрунтувати інвестицію в автоматизацію перед керівництвом або акціонерами, спираючись на конкретні цифри.
Процес тримається на одній людині. Ви розумієте, що це ризик, але не знаєте, як його усунути.
Уже мали досвід автоматизації, але результат не виправдав очікувань. Тепер хочете чітко зрозуміти скоуп, перш ніж знову вкладати бюджет.
Команда витрачає 30–40% часу на рутинні задачі, які могла б виконувати система, проте незрозуміло, які саме процеси дадуть найбільший ефект.
Наші бізнес-аналітики детально розбирають процес: як він працює наразі, де виникають затримки чи помилки, які кроки можна автоматизувати.
Автоматизація процесу без попереднього аналізу часто призводить до впровадження системи, яка не розв'язує актуальну проблему. Process Discovery усуває цей ризик і спирається на конкретні дані. Якщо ви продовжуєте роботу з FreshTech, Discovery входить у вартість реалізації вашого проєкту.
Бізнес-аналітик проводить структуроване інтерв'ю з ключовими учасниками процесу: хто що робить, де зберігаються дані, на яких етапах виникають затримки та помилки, хто приймає рішення.
Фіксуємо: усіх учасників процесу та їхні ролі, інструменти, які використовуються зараз, повний ланцюжок дій від початку до кінця, неочевидні залежності та проблемні ділянки процесу.
Візуальна карта процесу: кожен крок, відповідальний, інструмент, час на виконання та точки передачі між учасниками. Позначаємо ділянки, де найчастіше виникають помилки й затримки, втрачається інформація або відсутні чіткі критерії ухвалення рішення.
Оцінюємо масштаб кожної проблеми, виявленої на попередньому кроці: скільки часу команда витрачає на ручну рутину щотижня, як часто трапляються помилки чи затримки й наскільки критична залежність від конкретної людини.
Це дає змогу побачити, які проблеми мають найбільший вплив на процес, і визначити пріоритети для автоматизації.
Моделюємо майбутній процес на базі Spiro: які кроки автоматизуються повністю, які залишаються за людиною, як дані передаються між етапами без ручного втручання. Обґрунтовуємо технічне рішення: чому саме такий підхід і чому він оптимальний для вашого випадку.
Визначаємо послідовність: що зробити в першу чергу, щоб отримати максимальний ефект якнайшвидше.
Зводимо все в один документ: AS-IS схема, TO-BE схема, перелік проблемних місць і способів їх розв'язання. Фіксована ціна й терміни реалізації.
Фінальна онлайн-презентація: розбираємо результати та відповідаємо на ваші запитання.
Повна візуальна карта поточного процесу: кроки, відповідальні, інструменти, час виконання, точки збоїв і затримок. Готова до передачі будь-якому підряднику, новому співробітнику або для демонстрації керівництву.
Схема процесу після автоматизації на базі Spiro: що виконується системою, що залишається за людиною, як дані рухаються між кроками. З обґрунтуванням технічного рішення.
Перелік виявлених проблемних місць з оцінкою їхнього впливу: скільки часу команда витрачає на ручну рутину, як часто трапляються помилки та затримки, наскільки критична залежність від конкретних людей.
Точна ціна й терміни реалізації автоматизації. Фіксований скоуп робіт.
Запит: автоматизація продажів. Компанія отримала три кошториси: $8,000, $22,000 і $45,000. Чому така різниця — незрозуміло.
Що виявив Process Discovery: проблема була в онбордингу дилерів — процес тривав 3–4 тижні з одним менеджером. Автоматизація продажів коштувала б $22,000+, але не розв'язала б проблему.
Результат: автоматизували онбординг дилерів за $4,500 і 4 тижні. Час онбордингу скоротився з 3 тижнів до 4 днів.
Запит: автоматизація збору звітності від підрозділів. Щотижня асистент вручну зводив дані з 12 джерел в одну таблицю, що займало 6–8 годин.
Що виявив Process Discovery: 40% часу витрачалося на виправлення помилок через різні формати звітності підрозділів. Актуальна задача полягала у стандартизації й автоматизації агрегації даних.
Результат: стандартизували формати звітності й автоматизували збір даних. На виконання задачі тепер витрачається близько 15 хвилин.
Ні. Достатньо розуміти, який процес хочете покращити або де виникають найбільші труднощі. Усю необхідну інформацію ми збираємо під час інтерв'ю, спеціальна підготовка з вашого боку не потрібна.
