Як мігрувати на нову систему без зупинки бізнесу?
Під час переходу на нову систему найбільше уваги зазвичай потребує перенесення великого обсягу даних, які роками накопичувалися в різних джерелах і форматах. Серед інших типових задач: інтеграція з бухгалтерією, CRM чи банківськими сервісами та організація роботи команди протягом міграції. Як цей процес виглядає на практиці — читайте далі.
Рішення перейти на нову систему зазвичай виникає, коли поточні інструменти вже не відповідають потребам бізнесу. Компанія зростає, збільшується обсяг даних, з'являються нові процеси й сервіси. Можливостей наявної системи стає недостатньо для таких змін, тому дедалі більше операцій, які можна автоматизувати, виконується вручну.
Наступне питання: як провести перехід, щоб команда працювала у звичному режимі. Простій зазвичай виникає з трьох причин: передчасне вимкнення старої системи, перенесення дублікатів і помилок форматів разом із даними та відсутність технічного аналізу перед стартом. Якщо ж ці чинники враховано в плані, міграція не впливає на поточні процеси.
Сценарії міграції
Integration & Migration входить у наш напрям Automate й охоплює перенесення даних та інтеграцію систем. Складність таких проєктів залежить від вихідної ситуації, тому послуга має три сценарії, кожен з яких розрахований на окремий тип задач.
⚪ Excel Migration: для компаній, які роками вели клієнтів, облік чи заявки в Excel і хочуть автоматизувати процеси. Разом із перенесенням даних компанія отримує звіт про розбіжності та прогалини, виявлені в них.
⚪ System Integration: для компаній, які працюють у кількох окремих системах і змушені дублювати дані вручну. Інтеграція можлива з бухгалтерськими системами, банківськими API, CRM та іншими сервісами з REST API або webhook. Обмін може бути одно- чи двостороннім, за розкладом або за подією, з обробкою конфліктів, журналом операцій і сповіщеннями про помилки.
⚪ Legacy Modernization: перехід із застарілої системи на Spiro для компаній, чия система більше не розвивається або не підтримується вендором, але від неї залежать щоденні процеси. Переносимо дані зі зв'язками та історією й модернізуємо процеси під логіку нової системи.
Integration & Migration найчастіше доповнює Quick Process Automation або Multi-Process Automation Suite, але може бути й самостійним рішенням. Детальніше про кожен сценарій, його вартість і терміни дізнайтесь на сторінці Integration & Migration.
Як відбувається процес міграції?
Крок 1. Технічний аналіз
Починаємо з розуміння, з чим працюватимемо: вивчаємо системи, дані для перенесення чи синхронізації та технічні обмеження. Залежно від задачі виконуємо аудит структури файлів, оцінку можливостей API або реверс-інжиніринг застарілої системи.
Крок 2. Підготовка й очищення даних
Готуємо дані до перенесення з Excel чи застарілої системи: видаляємо дублікати, виправляємо формати й заповнюємо обов'язкові поля. Якщо завдання полягає в інтеграції систем, на цьому етапі проєктуємо схему обміну даними та правила синхронізації.
Крок 3. Перенесення / налаштування інтеграції
Переносимо дані в Spiro або налаштовуємо двосторонню синхронізацію. Тестуємо рішення на реальних даних, охоплюючи всі типи записів і сценарії передачі. Під час заміни застарілої системи запускаємо паралельну роботу обох систем, тож команда працює у звичному режимі.
Крок 4. Верифікація та передача
На цьому етапі ми перевіряємо, чи все перенесено коректно: вибірково звіряємо дані з джерелом, контролюємо зв'язки між записами й тестуємо сценарії синхронізації. Під час заміни застарілої системи відключаємо її лише після підтвердження повного переходу.
Тож міграцію на нову систему можна провести без зупинки роботи компанії. Сценарій визначається вихідною ситуацією: перенесення даних з Excel, інтеграція систем або заміна застарілого рішення. Ми заздалегідь очищуємо й структуруємо записи, а вихідні дані й стара система залишаються доступними, доки коректність переходу не підтверджено. У результаті компанія отримує нову систему з актуальними й узгодженими даними, на основі яких можна автоматизувати процеси.
Плануєте перехід на нову систему? Залишайте контакти у формі — ми обговоримо вашу задачу на безкоштовному 30-хвилинному дзвінку й надамо попередню оцінку вартості й термінів.
