Впровадження ERP-системи: Які спеціалісти мають бути в команді клієнта?

ERP (Enterprise Resource Planning) – це комплексна система, яка об’єднує всі ключові бізнес-процеси в єдине інформаційне середовище. Автоматизація бізнес-процесів, централізований доступ до актуальних даних та оптимізація ресурсів компанії – її ключові функції.

Впровадження системи управління ресурсами вимагає чіткого планування й активного залучення усіх сторін. Злагоджена комунікація та співпраця між представниками виробництва, фінансів, логістики, продажів та інших відділів гарантують, що система відповідатиме вимогам компанії.

Основні ролі в команді зі сторони клієнта

Організація збору вимог до ERP-системи залежить від структури компанії та наявних ресурсів. Далі ми розглянемо два варіанти: перший передбачає безпосередній збір вимог від майбутніх користувачів системи, а другий – участь бізнес-аналітика, який координує цей процес з усіма відділами.

I. Збір вимог напряму з майбутніх користувачів системи

• Project-менеджер або людина, яка виконує його роль, відповідає за координацію етапів впровадження та роботи команди, планування ресурсів, управління термінами виконання завдань, контролює дотримання бюджету

• Представник виробництва збирає вимоги щодо виробничих процесів, аналізує наявні процедури та визначає можливості для оптимізації. Він також надає інформацію про специфіку роботи та особливості управління виробничими лініями

• Представник складу визначає вимоги до управління запасами, обліку товарів, процесів приймання та відвантаження продукції

• Представник відділу продажів формулює вимоги до функцій, пов’язаних з управлінням клієнтами, обробкою замовлень та веденням продажів

• Представник відділу закупівель визначає вимоги до управління базою постачальників, обробки замовлень на закупівлю, контролю витрат, аналізу ринкових цін, оптимізації процесів постачання

• Представник фінансового відділу аналізує чинні процедури компанії для визначення вимог до функцій фінансового обліку, управління бюджетом і звітністю, обробки даних

• Представник відділу логістики оцінює поточні процеси постачання, зберігання й розподілу товарів, визначає вимоги до управління логістичними процесами та взаємодією з постачальниками

• Представник топменеджменту / операційний директор формує основні бізнес-цілі, визначає пріоритети для впровадження ERP-системи й забезпечує узгодженість між усіма підрозділами компанії

 II. Збір вимог бізнес-аналітиком

Бізнес-аналітик взаємодіє з усіма відділами компанії для збору та документування вимог до ERP-системи. Він аналізує потреби користувачів і визначає, які функції системи необхідні для ефективної роботи. На основі зібраної інформації та оцінки поточних бізнес-процесів він формулює технічні вимоги до ERP-системи та передає їх команді розробників.

Додатково, бізнес-аналітик тісно співпрацює з project-менеджером, або людиною, яка виконує його роль. Разом вони координують роботу команди, узгоджують вимоги з етапами впровадження ERP-системи, контролюють дотримання термінів і використання ресурсів.

Отже, збір вимог від майбутніх користувачів системи дозволяє отримати детальну інформацію від кожного підрозділу. У другому варіанті цей процес координує бізнес-аналітик, забезпечуючи єдине бачення потреб компанії.

Прагнете оптимізувати управління ресурсами компанії? Залишайте контакти у формі – наш менеджер звʼяжеться з вами та запропонує найкраще рішення для вашого бізнесу.