Як автоматизувати процес обробки заявок? Розбір кейса Parfait

Що таке системи обробки заявок?

Система опрацювання заявок – це програмне забезпечення для збору, обліку та обробки запитів від потенційних та наявних клієнтів. Вона допомагає спростити, зробити прозорим та ефективнішим управління заявками та різними завданнями всередині компанії. Цю програму часто використовують працівники відділів продажів і маркетингу, служби підтримки користувачів.

Основні можливості, які вони надають:

• автоматизація процесів реєстрації, узгодження та обробки запитів;
• призначення відповідального, зміна статусу, коментування;
• створення єдиного, структурованого сховища заявок з можливістю їх пошуку та фільтрації;
• формування аналітичних і звітних матеріалів за результатами обробки заявок для виявлення проблем й оптимізації підтримки;
• скорочення часу, необхідного для опрацювання вхідних звернень;
• організований механізм розмежування повноважень користувачів під час роботи з системою відповідно до вимог нормативних документів компанії;
• контроль за виконанням запитів;
• мультиканальність – можливість взаємодії з клієнтами за різними каналами, включно з електронною поштою, дзвінком до диспетчерської служби, подачею заявки через форму на сайті або клієнтський портал;
• можливість оцінити виконання заявки під час закриття; крім формальних критеріїв якості обслуговування важливо врахувати суб'єктивну задоволеність клієнтів, адже рішення про подальшу співпрацю вони ухвалюють на основі відчуттів.

Зараз, коли споживач стає вимогливішим, якісна робота з клієнтськими зверненнями набуває все важливішого значення для утримання конкурентоспроможності бізнесу. До того ж система заявок допомагає ухвалювати зважені рішення, наприклад, щодо підвищення вартості послуг або наймання нових співробітників.

Переваги від впровадження системи для обробки заявок та виставлення рахунків:

• залучення нових та утримання поточних клієнтів, виключення або мінімізація переходу до конкурентів;
• підвищення середнього чека, повторні продажі;
• зниження витрат на обслуговування, зокрема через підвищення ефективності внутрішніх процесів;
• зростання виробітку на співробітника;
• підвищення рентабельності бізнесу.

Кейс: як Parfait автоматизував систему управління заявками?

У 2023 році до нас звернувся клієнт Parfait із США – вебплатформа, яка допомагає абітурієнтам з пошуком майбутнього університету чи коледжу. А також дає можливість представникам вищих навчальних закладів контролювати й вибудовувати роботу своїх рекрутерів. На той момент компанію не влаштовувало, що управління ярмарками навчальних закладів та збір даних про студентів були дуже складними й недостатньо ефективними. Тому Parfait хотів спростити ці процеси шляхом створення зручного і простого мобільного каналу комунікації між студентами та рекрутерами коледжів. Тож перед нами стояли завдання:

• розробити кросплатформний мобільний додаток для студентів, щоб їм було максимально просто і легко надати всю необхідну інформацію про себе для знаходження найкращого варіанту коледжу;
• створити застосунок для рекрутерів коледжів та університетів, який дозволяє їм активніше та ближче комунікувати з абітурієнтами;
• налаштувати систему автоматизованої взаємодії в межах студентських ярмарків.

Розроблена командою система обробки заявок Parfait має такі можливості:

• Спілкування абітурієнта в чаті саме з тим рекрутером, якого він зустрів на ярмарку. В майбутньому до обговорення можуть долучатися й інші представники навчального закладу.
• Сканування QR-коду в картці студента. На ярмарку рекрутер може за секунди отримати дані про студента з його профілю та створити чат із ним для майбутнього обговорення деталей.

• Налаштування профілю абітурієнта, де він зазначає свої хобі, досягнення, попередній навчальний заклад. Це заощаджує час для представлення себе новому рекрутеру.

• Пошук та вибір навчальних закладів за певними критеріями – від географії до дисциплін і спортивних досягнень, які цікаві студенту і за якими він мав високий персональний бал.
• Поступове заповнення анкети. Щоб абітурієнт якомога швидше почав пошук закладу, на старті система запитує лише базову інформацію, а вже потім поступово збирає решту даних для влучного підбору релевантного закладу.
• Перегляд картки університету, де є вся детальна інформацію про заклад, в тому числі про середні зарплати випускників, рівень безпеки району, кількість розважальних закладів і розвиненість транспортної системи навкруги.
• Окремий застосунок для рекрутерів навчальних закладів, що працюють з Parfait. Зручний профіль рекрутера з усіма необхідними функціями для швидкого використання системи реєстрації заявок на ярмарках. 

В результаті цієї співпраці та розробки двох застосунків (для абітурієнтів та рекрутерів) ми настільки спростили процес контакту закладів зі студентами на ярмарках та їх наступної комунікації, що вже більш ніж 10 університетів в США використовують Parfait для цього. Завдяки поєднанню вебплатформи, яка передає дані в CRM-системи навчальних закладів, та дуже легкого у використанні мобільного додатку для студентів, коледжі взаємодіють з абітурієнтами ефективніше та простіше, ніж будь-коли.

Як впровадити системи обліку заявок?

Підприємці прагнуть, щоб їхня система автоматизації заявок працювала за задумом, мінімізувала людський фактор, скорочувала витрати, а процес впровадження був максимально спрощеним для них. FreshTech розробляє індивідуальні рішення для оптимізації бізнес-процесів у компанії.

Однією з основних та важливих функцій системи є оцінка якості заявок (скоринг): купівельної спроможності, середнього чека, частоти купівель. Завдяки цьому менеджери спочатку оброблятимуть найпріоритетніші запити, а бізнес зможе оцінити канали, виявити нерелевантні заявки та оптимізувати витрати. 

Ми 15 років спеціалізуємось на розв'язуванні нестандартних задач для автоматизації бізнесу. Система обробки заявок від FreshTech створена для тих, кому потрібні унікальні та зручні рішення. А співпраця з нами має декілька етапів:

• глибоко заглиблюємось у ваші процеси, щоб обрати найефективніше рішення;
• допомагаємо вибудувати бізнес-процеси за потреби;
• розробляємо програми мультифункціональними задля заощадження ваших грошей та часу на інтеграцію декількох різних систем;
• після завершення розробки пропонуємо ідеї та новий функціонал, який сприятиме зростанню бізнесу та підвищенню його прибутковості.

Якщо ви хочете, щоб ваша система обробки заявок вивела ваш бізнес на новий рівень, залишайте свої контакти. Ми зв’яжемось з вами й призначимо зручний час для безплатної консультації. Під час неї обговоримо ваші задачі та потреби, проаналізуємо принцип роботи й допоможемо обрати рішення для розвитку та зростання ефективності бізнесу.