7 питань, які потрібно задати собі: чи все добре у вас в бізнес-процесах?

Роль бізнес-процесів у життєдіяльності компанії 

Бізнес-процеси (надалі скорочено БП) – це основа діяльності будь-якої компанії, оскільки вони відображають послідовність щоденних дій та формують робочі процеси з метою досягнення певної мети.

БП відіграють ключову роль у різних напрямках компанії – фінансах, маркетингу, продажах, логістиці тощо, де кожен учасник процесу має свої потреби, які повинні бути враховані для досягнення ефективної роботи всієї організації. Зокрема, важливо забезпечити зручність користування продуктами або послугами, внутрішніми програмами для швидкості отримання та передачі інформації, доступності даних, що впливають на ефективність.

Оптимізовані БП забезпечують злагоджену та ефективну роботу команди. Тоді як хаотичні процеси призводять до непродуктивності, помилок та затримок строків проектів, що в результаті може призвести до збитків для компанії.

Як результат, налагоджені бізнес-процеси дозволяють компанії:

• підвищити продуктивність 
• знизити витрати 
• забезпечити більш високу якість продуктів або послуг
• покращити взаємодію всіх учасників процесу
• підвищити конкурентоспроможність 

Класифікація бізнес-процесів

Бізнес-процеси можна класифікувати за різними критеріями, залежно від їх призначення та функцій, що вони виконують в компанії. Діяльність бізнесу можна розділити на поточну та спрямовану на розвиток. 

Поточна діяльність

Спрямована на розробку, виробництво і надання продуктів (послуг) споживачеві та включає:

Основні бізнес-процеси:

• створення продукту чи послуги
• продажі
• маркетинг

Підтримуючі бізнес-процеси:

• фінанси та бухгалтерський облік
• управління персоналом
• логістика
  

Процеси управління:

• розробка та впровадження стратегії компанії
• управління проектами
• взаємодія з клієнтами та партнерами

Діяльність з розвитку

Націлена на створення майбутніх продуктів (послуг) та на поліпшення діяльності організації в перспективі та включає такі БП:

• впровадження нових технологій та рішень для розвитку
• масштабування діяльності компанії 

Будь-які БП потребують постійного аналізу та вдосконалення. Навіть якщо вони працюють досить добре зараз, це не означає, що вони залишаться ефективними у майбутньому. Тому, кожна компанія повинна регулярно їх перевіряти та шукати шляхи для їх оптимізації та покращення.

Як перевірити чи все добре у вас в бізнес-процесах?

Часто досить важко зрозуміти чи БП працюють ефективно, якщо не мати заздалегідь розроблених критеріїв їх оцінки. Щоб виявити, що саме необхідно вдосконалювати, треба:

1. Виокремити загальні групи бізнес-процесів. Це можуть бути процеси, пов'язані з продажами, логістикою, бухгалтерією, відносинами з клієнтами або партнерами тощо.
   
   
2. Сформувати список БП, що використовуються в роботі конкретного напрямку, який ви плануєте оцінювати.

Ми підготували ключові питання, які допоможуть вам оцінити стан ваших бізнес-процесів та знайти можливості для їх вдосконалення. Для прикладу, розглянемо напрямок взаємодії з партнерами.  

1. Які бізнес-процеси використовуються при роботі з партнерами?

Основна мета цього етапу – виявити поточні бізнес-процеси, які використовуються для ефективної роботи системи. 

В напрямку взаємодії з партнерами, можна виділити, наприклад, такі БП:

• документообіг (обмін, перевірка, звітність)
• відстеження продажів 
• обробка платежів 
• логістика (складський облік, доставка)

2. Чи відповідають поточні бізнес-процеси вимогам ринку та партнерів?

Відповідаючи на це питання, можна розглянути запити від партнерів, які можуть свідчити про незадовільність деяких бізнес-процесів. Також, можуть бути розглянуті результати аналізу конкурентів та ринку для порівняння ефективності бізнес-процесів з іншими компаніями.

Візьмемо електронний документообіг. Спираючись на вимоги ринку та потреби партнерів, визначаємо питання, які потребують покращення:

• Необхідність своєчасно надсилати дані
• Покращити якість даних
• Знизити кількість помилок через людський фактор
• Використання конкретних інструментів, таких як електронні підписи або платформа для швидкого обміну даними

Впровадження змін дозволить підвищити якість продукту або послуги, зменшити витрати, збільшити прибутковість, покращити задоволення партнерів та конкурентоспроможність компанії.

3. Чи добре організована комунікація на всіх етапах бізнес-процесу?

Для цього варто звернути увагу на те, яким чином передається інформація, а саме:

• Чи забезпечена якісна обробка та аналіз інформації на кожному етапі процесу? 
• Чи є система зворотного зв'язку для виявлення та вирішення проблем?
• Які засоби комунікації використовуються, чи вони ефективні та зручні для всіх учасників процесу?

При взаємодії з партнерами на всіх етапах БП важливо об'єднати всіх партнерів та сформувати єдине місце для їх роботи і швидкості комунікації. Це допоможе уникнути затримок у виконанні процесу, знизити кількість помилок, а також покращити загальну ефективність. 

4. Які показники (KPI) та інструменти використовуються для збору та аналізу даних?

На цьому етапі важливо визначити мету оцінки вашого бізнес-процесу та ключові показники ефективності, щоб виявити проблемні моменти та знайти шляхи їх вирішення. Оцінка KPI також допомагає виявляти тенденції та прогнозувати результати в майбутньому.

Показники ефективності можуть включати різні параметри. На прикладі взаємодії з партнерами, це можуть бути такі KPI як: кількість замовлень, середній чек, конверсія сайту тощо. Інструментом збору та аналізу даних є різні готові рішення, як наприклад, система звітності та аналітики.

5. Які бізнес-процеси можуть бути оптимізовані?

З часом певні процеси можуть стати застарілими, неефективними або потребувати значних витрат ресурсів. У цьому випадку оптимізація бізнес-процесів може бути корисною, оскільки вона допоможе підвищити продуктивність і знизити витрати.

На прикладі взаємодії з партнерами, можна оптимізувати всі описані процеси – документообіг, продажі, фінансовий облік та логістику. Це може бути досягнуто за допомогою використання програмного забезпечення для автоматизації, що дозволяє керувати партнерською мережею. 

6. Які бізнес-процеси можуть бути інтегровані між собою?

Інтеграція різних бізнес-процесів в єдину систему допоможе забезпечити більшу точність та повноту даних, що може бути корисним для прийняття більш обгрунтованих рішень. 

На нашому прикладі можна поєднати бізнес-процеси різних внутрішніх систем – CRM, систему документообігу та інтегрувати процеси зовнішніх систем для спрощення обміну даними з партнерами та контрагентами.

7. Які можливості є для автоматизації бізнес-процесів? 

Дієвим підходом вирішення цього питання є використання програмного забезпечення. Як результат – скорочення витрат, мінімізація людського фактору та автоматизація бізнес-процесів.

Прикладом такої системи є наша мультифункціональна платформа fdForge, що має багато готових рішень для спрощення бізнес-процесів. Їх можна комбінувати та адаптувати під потреби конкретного бізнесу. Наші ключові рішення ми виділили в окремі набори інструментів (КІТи), що мають можливості для побудови та управління бізнес-процесами: впровадження CRM та ERP, реферальні системи, документообіг, інтеграційні платформи тощо. 

Одним з рішень платформи fdForge для взаємодії з партнерами є PRM система – програма, яка допомагає збирати, зберігати, надавати інформацію про партнерів, обмінюватись даними, коригувати продажі, маркетинг, робити звіти тощо. 

В сучасному світі, де конкуренція в бізнесі стає все жорсткішою, ефективність бізнес-процесів є ключовим чинником успіху компанії. Налагоджена система БП дозволяє компанії забезпечувати високу якість продукту або послуги, знижувати витрати та ризики, підвищувати конкурентоспроможність.

Завдяки комплексному підходу системи fdForge, у нас є готові розробки з автоматизації конкретних процесів, які можна легко і швидко адаптувати під вимоги вашого бізнесу.

Залишайте контакти у формі, і наш менеджер відповість на всі ваші питання, розкаже переваги та можливості системи, а також сформує індивідуальну пропозицію саме під ваш проект.