Впровадження автоматизації в бізнес-процеси: перші кроки та основні принципи

З чого почати автоматизацію бізнес-процесів?

Перехід до автоматизованих бізнес-процесів є важливим кроком для будь-якої компанії. Однак, потрібно розуміти, що підготовчий етап не менш важливий, ніж сам процес переходу. Щоб досягти якісних результатів впровадження автоматизації в бізнес-процеси, варто дотримуватись певного алгоритму. Нижче розглянемо конкретні кроки, що допоможуть зрозуміти з чого ж почати автоматизацію на підприємстві:

Крок 1.  Визначення цілей автоматизації

Важливий етап, що допомагає визначити конкретні аспекти діяльності, які можна покращити та оптимізувати. Чітке визначення цілей допоможе сформувати фундаментальну основу для успішного впровадження технологічних інструментів для автоматизації бізнес-процесів.

Наприклад, ваша ціль – оптимізувати всі процеси взаємодії з партнерами – документообіг, продажі, фінансовий облік та логістику. Це може бути досягнуто за допомогою використання програмного забезпечення для автоматизації, що дозволяє керувати партнерською мережею (PRM система). 

Крок 2. Аналіз поточних бізнес-процесів

Цей етап дозволяє зрозуміти, які конкретні процеси в компанії можуть бути оптимізовані та автоматизовані.

• Опис бізнес-процесів
  Перед тим, як здійснити автоматизацію бізнес-процесів, необхідно відобразити їх поточний стан, в деталях розібрати і відобразити всі процеси, що стосуються сфери вашої діяльності.
  
  
• Виявлення критичних етапів
  Під час аналізу варто ідентифікувати ті етапи бізнес-процесів, які мають найбільший вплив на загальний результат роботи компанії. Ці етапи є найбільш сприятливими для автоматизації, оскільки їх оптимізація може призвести до значних покращень.

Крок 3. Аудит поточних систем автоматизації 

Для компаній, які вже мають свою робочу систему, де частина процесів вже автоматизована, варто відповісти собі на такі питання:

• Чи можна оптимізувати існуючу систему?
• Чи є вже автоматизовані процеси, які впливають на новий процес автоматизації?
• Чи слід включити додаткові процеси у поточний?
• Чи потрібна інтеграція різних бізнес-процесів в єдину систему?

Відповіді на ці питання допоможуть зрозуміти, чи можна новий функціонал реалізувати на базі існуючої системи, або є необхідність розглядати нові рішення. 

Крок 4. Вибір інструментів для автоматизації

Після визначення всіх необхідних процесів, які потребують автоматизації, наступає відповідальний етап – вибір оптимального програмного забезпечення. Для оптимізації бізнес-процесів, ринок пропонує як готові рішення для бізнесу, так і можливість розробки індивідуального продукту.

Наприклад, мультифункціональна платформа fdForge має багато готових модулей для спрощення та автоматизації бізнес-процесів. Їх можна комбінувати та адаптувати під потреби конкретного бізнесу. Крім того, можна поєднати бізнес-процеси різних внутрішніх систем, наприклад – CRM, систему документообігу або інтегрувати процеси зовнішніх систем для спрощення обміну даними з партнерами та контрагентами.

Ключові рішення системи fdForge включають окремі набори інструментів – КІТи, що мають можливості для побудови та управління бізнес-процесами (впровадження PRM систем, інтеграційних платформ тощо).

За допомогою готових модулів системи fdForge, можна швидко розгорнути, кастомізувати та створити індивідуальну систему, яка відповідатиме вашому бізнесу.

Впровадження автоматизації в бізнес-процеси має позитивні результати для компанії. Оптимізовані процеси сприяють прискоренню бізнес-циклу, внаслідок чого компанії економлять час, ресурси та зусилля, розвиваючись швидше. Процеси стають більш прозорими і точними, що підвищує їх ефективність, контроль та якість. В результаті це дозволяє компаніям більш ефективно досягати поставлених цілей від автоматизації.

Якщо ви стоїте перед вибором рішення з автоматизації – залишайте контакти у формі. Наш менеджер зв'яжеться з вами, розкаже про всі переваги та можливості системи та запропонує найкраще рішення саме для вашого бізнесу.